Что такое международное документообщение? Это понятие относительно искусственно и применяемо в большинстве случаев только юристами. Но именно в сфере деятельности предприятий встречаются ситуации, когда в Эстонии или за границей для сделки, регистрации или даже открытия расчетного счета, необходимо применить документ, выданный учреждением другой страны (к примеру, выписки из регистра или подтверждение налогового департамента об отсутствии долгов). Исторически так сложилось, что государства, как правило, не должны признавать просто так публичные документы другого государства. Развитие экономических отношений привело к тому, что международными договорами государства значительно упростили порядок признания таких документов или же даже подобный порядок был упразднен.
Настоящая статья дает обзор упрощающих изменений, вступивших в силу в сентябре 2013 г. о признании документа, выданного публичной властью другого государства, в Эстонии и наоборот. Автор статьи признает, что соответствующие нормы права очень сложные. В действительности очень затруднительно понять, когда и каким требованиям должен отвечать выданный за рубежом документ. Поэтому советуем обязательно уточнить требования у учреждения, где желают использовать этот документ (к примеру, в банке или у нотариуса) и при необходимости проконсультироваться с адвокатом. Статья же дает первоначальный обзор возможных требований.
В течении десятков лет документ, выданный публичной властью одного государства, должен был пройти длинную бюрократическую процедуру легализации, чтобы быть признанным в другом государстве. Легализация — это действие, которым признается подлинность документа и в Эстонии это происходит посредством министерства иностранных дел. Даже сегодня процедура легализации никуда не делась. Однако добавились случаи, когда она больше не требуется. Эти случаи установлены международными конвенциями, а также двух- или многосторонними договорами о правовой взаимопомощи.
Одна из самых известных конвенций, которая значительно упрощает легализацию документа, это конвенция, отменяющая требования легализации иностранного документа публичной власти. Так называемая конвенция Apostille, вступившая в силу в Эстонии 23 ноября 2011 г, которой присоединилась более 100 стран. Следуя конвенции, для подтверждения подлинности документа и его признания в другом государстве достаточно добавления на документ со стороны уполномоченного учреждения специального знака признания (апостиль). Начиная с 2010 года в Эстонии апостилем скрепляют документы нотариусы.
Важно знать, что апостиль удостоверяет не содержание документа (а также не то, что документ выдан в соответствии с действующими правовыми актами). Апостиль закрепляет лишь (a) компетентность учреждения, выдавшего документ, (b) подлинность подписи и (c) в определенных случаях и подлинность печати. Следует также иметь в виду, что при добавлении апостиля документ не становится публичным или более официальным. К примеру, граждански договор не станет публичным, в случае если с него сделана копия, и она скреплена апостилем. Такой документ лишь выглядит официально, но по своей сути (спорно можно ли вообще на такие копии добавлять апостиль, но в практике подобные случаи встречаются). Скрепление подлинности документа апостилем уместно, к примеру, в случае если предприятие, зарегистрированное в коммерческом регистре Эстонской Республики, желает приобрести дом в Бразилии, но для этого необходимо предоставление в Бразилии подтвержденные выписки из регистра и устава. В таком случае эстонский нотариус добавляет на выписку апостиль и соответствующие учреждения принимают публичный документ, выданный в Эстонии.
С 19 сентября 2013 г. в отношении Эстонии вступила в силу конвенция об отмене легализации документов членов Европейского сообщества (т.н. Брюссельская конвенция). С ее помощью признание документов между 7 членами Европейского Союза упростилось еще больше. То есть с этого числа для использования в Эстонии не требуется ни легализации, ни скрепление апостилем публичных документов Бельгии, Ирландии, Италии, Дании, Франции, Латвии. Также не применимы больше и лишние формальности к эстонским документам, если есть необходимость использовать их в названных странах (от перевода конвенция не освобождает).
В определенных случаях от дополнительных требований освобождают специфические конвенции, такие как Европейская конвенция об отмене требования легализации документов выданных чиновниками дипломатических представительств и консульств (т.н. Лондонская конвенция). Она вступила в силу относительно Эстонии 17 июня 2011. г. и была ратифицирована со стороны 22 стран членов Совета Европы (не ратифицировали, к примеру, Дания, Финляндия, Венгрия, Исландия, Латвия и Литва). Проще говоря, документы, выданные чиновниками дипломатических представительств или консульств, действующих на территории других государств, освобождаются от дополнительных требований. К примеру, нет необходимости скреплять апостилем выписку из регистра предприятий Чехии, выданную для использования в Эстонии, если её подтвердил чиновник посольства Чешской Республики, действующий в Эстонии.
Эстония заключила с Россией, Украиной, Польшей, Латвией и Литвой договора о правовой взаимопомощи и в них закреплена договорённость об упрощенном порядке признания документов между этими государствами (без применения дополнительных требований, однако в практике важную роль играет формальные требования к оригиналу документа). С момента присоединения Эстонии к Европейскому союзу, договора о правовой взаимопомощи применимы лишь правоотношениях вне ЕС, но не во внутренних отношениях Эстонии-Латвии-Литвы-Польши.
Пиркка-Марья Пылдвере, присяжный адвокат, Адвокатское бюро Айвара Пильва
